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南城分局四项举措成功创建省特级档案综合管理单位
字体大小: 发布日期:2018-11-30 打印页面  关闭页面

南城分局高度重视档案管理工作,在档案管理过程中坚持四项举措,不断规范,不断完善,把档案管理作为加强自身建设、促进事业发展的一项重要工作来抓。11月12日,市档案局正式授予南城分局“省特级档案综合管理单位”的荣誉。

一是强化组织领导。南城分局一把手亲自抓档案管理工作,坚持检查和指导档案管理工作,建立了档案管理工作机构,成立了档案管理工作领导小组,由分局副局长任组长,各业务股室负责人为成员。分局档案全部实行集中统一管理,建立了综合档案室和档案管理人员岗位责任制,配备1名专职档案员和4名兼职档案员,专职档案员持有市档案局颁发的档案管理岗位证书,档案员定期学习贯彻《档案法》、《广东省档案管理规定》,有较强的档案管理责任意识,以规章制度的形式依法规范档案管理工作。

二是完善硬件建设。为不断完善档案管理建设工作,南城分局通过多次申请,成功争取到现有面积为94平方米的专门档案室,配备专用库房,做到了库房、办公室、阅文室三分开,并配置了空调机、温湿度计等必要设备,还配有打印机、扫描仪、照相机、电脑等,严格按规范化档案室的建设要求,做到了防盗、防火、防潮、防霉、防虫、防鼠,为档案的归档整理、开发利用、保护管理和延长档案使用寿命创造了良好的条件。而档案管理工作费用更是纳入了每年的财政预算,购买档案管理和数字化服务力度逐年加大,档案建设工作有充足的财政资金作为保障。

三是规范业务管理。业务基础工作好坏是衡量档案工作水平高低的重要依据,南城分局从抓好档案基础业务建设着手,力求达到规范、统一、合理、科学。在立卷归档方面,制定了立卷归档制度及分类编号方法,将历年的各种档案按规范编目、编号、装订,做到了分类科学、装订规范、排列有序、编目编号系统规范。建档资料从2011年开始,至2017年止,共整理了16346卷/件,其中文书档案2012件,专业档案14039卷/件,声像档案293张,编制各种目录24本,全部使用无酸性卷皮档案盒,并建立了完善的检索工具,实行统一的电脑管理。在统计鉴定方面,建立了管理台账,档案资料有详细的收入、移出登记,能按时上报工作情况。成立了档案鉴定小组,定期开展档案鉴定工作。在保护管理方面,集中在档案室统一保管,对各股室新增档案,每半年进行一次立卷归档,年终对全年各股室的档案进行一次统一清理,同时各股室坚持平时归卷制度,确定归档范围、保管期限表,确保归档资料齐全完整。而硬件设施能满足永久存放档案的要求,档案员经常打扫库房,确保库房干净、整洁、管理有序。

四是科学利用档案。提供综合利用是档案管理工作的根本目的和中心任务。南城分局编制了多种检索工具和档案库房存放位置索引,并实行计算机管理和档案检索,按不同门类、载体和保管期限,检索工具系统、科学、准确,编有《档案目录》、《发文汇编》等,档案管理工作日益科学化、规范化管理。在做好检索和编研材料的同时,南城分局坚持完善反馈工作,建立了档案借阅登记、利用效果登记制度,主动、及时、准确地提供档案利用信息,使档案能及时地为分局业务工作和决策工作提供有价值的档案资料信息。

(南城分局 供稿)

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